บทที่ 2 องค์การและบุคลากรสารสนเทศ

บทที่ 2 องค์การและบุคลากรสารสนเทศ

สรุปเนื้อหา

   ในสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ย่อมส่งผลต่อองค์การ ไม่ว่าจะเป็นปัจจัยภายในหรือปัจจัยภายนอก โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ 
   องค์การและเทคโนโลยีมีความเชื่อมโยงและสัมพันธ์กัน การนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์การ ต้องสร้างความเข้าใจถึงโครงสร้างการบริหารจัดการ เพื่อการนำเอาเทคโนโลยีนั้นไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อไป
   องค์กร (organ) น. บุคคล คณะบุคคล หรือสถาบันซึ่งเป็นส่วนประกอบของหน่วยงานใหญ่ที่ทำหน้าที่สัมพันธ์กันหรือขึ้นต่อกัน
   องค์การ (organization) น. ศูนย์รวมกลุ่มบุคคลหรือกิจการที่ประกอบกันขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อดำเนินกิจการตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือตราสารจัดตั้ง ซึ่งอาจเป็นหน่วยงานของรัฐ
   ** สรุป องค์กรเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ **

ความหมายขององค์การ
   องค์การ หมายถึง หน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นโดยบุคคลเพื่อปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ขององค์การที่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน ซึ่งองค์การมีลักษณะร่วมกันอยู่ 3 ประการ คือ
   1. วัตถุประสงค์และเป้าหมาย
   2. มีโครงสร้างและหน้าที่รับผิดชอบ
   3. กลุ่มคนทำงาน
   สามารถจำแนกประเภทขององค์กรได้ตามวัตถุประสงค์การก่อตั้ง ได้แก่ องค์กรภาครัฐ องค์กรสาธารณชน สมาคมการค้า องค์กรด้านกฎหมาย องค์กรทางการเมือง องค์กรการกุศล องค์กรระหว่างประเทศ และองค์กรธุรกิจ

ทฤษฏีองค์การและสารสนเทศ
   - ไมเคิล แฮมเมอร์ (Michael Hammer) และ เจมส์ แชมพี (James Champy) พูดถึงการรื้อปรับระบบองค์การเสียใหม่ (Reengineering) โดยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นตัวช่วย โดยการเสนอการเปลี่ยนแปลงอย่างถอนรากถอนโคน
   - เจเน็ต ฟัลด์ (Jams Fulk) และ เจราร์ดีน เดอ ซานติส (Geradine DeSanctis) ได้พูดถึงความสำคัญของเทคโนโลยีในการสื่อสารและรูปแบบขององค์การ ซึ่งความสัมพันธ์ระหว่างการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและรูปแบบขององค์การมี 3 ประการ คือ
      1. เน้นทางด้านเทคโนโลยีทางการสื่อสารที่สามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบได้
      2. เน้นทางองค์การ ให้มีการประสานงานกันกำจัดข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่ออกไป
      3. เน้นด้านการรวมรูปแบบของเทคโนโลยีโดยเฉพาะเทคโนโลยีทางการสื่อสารให้เข้ากับองค์การ
     เทคโนโลยีทำให้องค์การ
      - ตอบสนองและรองรับแรงกดดันของสภาพแวดล้อมภายนอกได้
      - มีการปรับโครงสร้างองค์การ
      - กำหนดขอบเขตงานขององค์การใหม่
      - เกิดผลิตภัณฑ์ข้อมูลข่าวสารใหม่
      - มีการพัฒนาด้านโครงสร้างพื้นฐานเทคโนโลยีใหม่
      - มีการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์การ
      - ส่งเสริมการบริหารและการจัดการในเรื่องการติดต่อต่างๆ
      - เกิดการประสานงานด้านการวิจัยและการพัฒนาระหว่างองค์การ

ลักษณะขององค์การ
   ลักษณะขององค์การ
   1. องค์การคือกลุ่มของบุคคล
   2. องค์การคือโครงสร้างของความสัมพันธ์
   3. องค์การเป็นหน้าที่ส่วนหนึ่งของการจัดการ
   4. องค์การคือกระบวนการ
   5. องค์การเป็นระบบอย่างหนึ่ง

องค์ประกอบขององค์การ
   องค์ประกอบขององค์การ
   1. การแบ่งระดับชั้นการบังคับบัญชา
       - การบริหารระดับต้น
       - การบริหารระดับกลาง
       - การบริหารระดับสูง
   2. การแบ่งงาน คือ แบ่งหน่วยงานเฉพาะอย่างออกไปตามความเหมาะสมและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานนั้น เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการทำงาน
   3. ช่วงการควบคุม คือ ขอบข่ายของการบังคับบัญชาจากระดับหนึ่งไปสู่ระดับหนึ่ง
   4. เอกภาพในการบริหารงาน มีการระบุหน้าที่ ความรับผิดชอบของแต่ละระดับให้ชัดเจน เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการปัดความรับผิดชอบ

โครงสร้างองค์การ
   1. องค์การแบบเจ้าของคนเดียว 
      ➢ ขนาดเล็ก
      ➢ โครงสร้างแบบง่ายๆ ไม่ตอบสนองกลยุทธ์มากนัก
      ➢ เปลี่ยนแปลงได้ง่าย
   2. องค์การแบบเครื่องจักร
      ➢ ขนาดใหญ่ขึ้น
      ➢ ต้องการบุคลากรที่ชำนาญเฉพาะด้าน
      ➢ อาศัยเครื่องจักรอัตโนมัติ ซึ่งผลผลิตจะมีคุณภาพมากขึ้น
      ➢ ช่วงการบังคับบัญชาแคบ เข้มงวด และมีกระบวนการแยกย่อย
   3. องค์การแบบมืออาชีพ
      ➢ เป็นการผสมผสานระหว่างมือาชีพ
      ➢ โครงสร้างคล้ายกับองค์การแบบเครื่องจักร แต่จะเน้นการประสานงานผ่านความเป็นผู้ชำนาญ คณะที่ปรึกษา หรือหน่วยงานเสริม
      ➢ เน้นการตัดสินใจที่มีการกระจายอำนาจมากขึ้น
   4. องค์การแบบแบ่งงานเป็นส่วน
      ➢ แบ่งพนักงานและงานออกเป็นส่วนย่อยๆ
      ➢ แต่ละส่วนย่อยจะเลี้ยงตัวเองทำกำไรเป็นอิสระ
      ➢ โดยผู้บริหารระดับต้นจะมีอำนาจการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด
   5. องค์การแบบแบ่งโครงสร้างชั่วคราว 
      ➢ องค์การชั่วคราว
      ➢ เฉพาะองค์การที่เน้นเป้าหมายพิเศษ หรืองานใหม่ๆ
      ➢ มีการเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์และสภาพแวดล้อม ณ ขณะนั้น

บุคลากรทางด้านระบบสารสนเทศ
   บุคลากรทางด้านระบบสารสนเทศแบ่งเป็นกลุ่มใหญ่ได้ 3 กลุ่ม คือ
   1. ผู้บริหารระดับสูง
   2. หัวหน้าฝ่าย หรือ ผู้ดูแลเกี่ยวข้องกับระบบและโปรแกรม
   3. เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการและผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์

บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ
   องค์การสามารถนำระบบสารสนเทศมาใช้เป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงาน ความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบต่างๆ ได้ใช้เป็นเครื่องมือเพื่อให้การดำเนินงานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล
   ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่ององค์การ คือ
   1. ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ
   2. มีความคล่องตัวในดารดำเนินงาน
   3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
   4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ
   5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงาน

องค์การแบบเสมือนจริง
   องค์การแบบเสมือนจริง (Virtual Organization) เป็นการรวมเทคโนโลยีกับโครงสร้างองค์การเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งเป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ เป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ ประกอบด้วย
   ➢ มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน
   ➢ ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
   ➢ มีความเป็นเลิศ
   ➢ มีความไว้วางใจ
   ➢ มีโอกาสทางตลาด

องค์การแห่งการเรียนรู้และสร้างสรรค์
   การสร้างองค์การด้านธุรกิจให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้นั้นทำได้ ดังต่อไปนี้
   1. เปิดโอกาสให้ทุกคนพัฒนาความรู้
   2. ให้พนักงานใช้ศักยภาพทางความคิด ในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ
   3. สร้างแนวทางการตัดสินใจเป็นกลุ่ม
   4. ผู้บริหารสนับสนุนการมองอนาคตร่วมกัน
   5. เสริมสร้างให้เกิดการคิดอย่างเป็นระบบ

--------------------------------------------------

แบบฝึกหัด

1. ส่วนประกอบของระบบในองค์การประกอบด้วยอะไรบ้าง
ตอบ ส่วนประกอบของระบบในองค์การประกอบด้วย 3 ส่วน คือ
         1. ปัจจัยนำเข้า (Input)
         2. กระบวนการ (Process)
         3. ผลผลิต (Output)

2. จงอธิบายองค์ประกอบที่สำคัญขององค์การมีอะไรบ้าง
ตอบ องค์ประกอบที่สำคัญขององค์กรมี 5 ประการ
         1.คน
         องค์การจะประกอบด้วยคนตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ซึ่งส่วนใหญ่องค์การจะมีคนเป็นจำนวนมากปฏิบัติงานร่วมกัน หรือแบ่งงานกันทำ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด
         2. เทคนิค
         การบริหารองค์การต้องอาศัยเทคนิควิทยาการ หรือที่เรียกว่า เทคโนโลยีเพื่อการแก้ไขปัญหาหรือติดสินใจ หรืออาจกล่าวได้ว่าในปัจจุบันนี้องค์การไม่สามารถจะบริหารงานได้โดยอาศัยแต่เฉพาะ ประสบการณ์  ความเฉลียวฉลาดของนักบริหารเท่านั้น ในหลายกรณีผู้บริหารต้องอาศัย เทคนิคทางการบริหาร เพื่อการแก้ไขปัญหาหรือการตัดสินใจ และในขณะเดียวกันก็เป็นการลดความเสี่ยงอีกด้วย
         3. ความรู้ ข้อมูล ข่าวสาร หรือที่เรียกว่า สารสนเทศ
         ในการปฏิบัติงานและการแก้ไขปัญหา การอาศัยเทคนิคทางการบริหาร  ยังไม่เพียงพอสำหรับการบริหารองค์การ นักบริหารยังต้องอาศัยความรู้  ข้อมูล  ข่าวสาร  เพื่อความเข้าใจ เพื่อการวิเคราะห์ ตลอดจนการคาดคะเนแนวโน้มในอนาคตอีกด้วย   ดังนั้นเทคนิคเพื่อการบริหารจึงควบคู่ไปกับ ความรู้ ข้อมูล ข่าวสาร
         4. โครงสร้าง
         เป็นองค์ประกอบที่สำคัญไม่น้อยขององค์การ  ซึ่งนักบริหารจะต้องจัดโครงสร้างให้สอดคล้องกับงาน เพื่อกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบที่เหมาะสม  เพื่อให้งานขององค์การบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
         5. เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์
         มนุษย์จัดตั้งองค์การขึ้นมาก็เพื่อบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่มนุษย์ต้อง ดังนั้น องค์การจึงต้องมีเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ที่มา  https://www.gotoknow.org/posts/337752%E0%B8%82
3. โครงสร้างขององค์การแบ่งออกเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง จงอธิบายพร้อมยกตัวอย่างประกอบ
ตอบ การจัดโครงสร้างขององค์การสามารถแบ่งแยกออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 5 ประเภทดังนี้
       1. โครงสร้างองค์การตามหน้าที่การงาน (Functional OrganizationStructure)
             หมายถึง โครงสร้างที่จัดตั้งขึ้นโดยแบ่งไปตามประเภทหรือหน้าที่การงาน เพื่อแสดงให้เห็นว่าในแต่ละแผนกนั้นมีหน้าที่ต้องกระทำอะไรบ้าง ซึ่งผลดีก่อให้เกิดการได้คนมีความสามารถทำงานในแผนกนั้น ๆ ทั้งยังฝึกบุคคลในแผนกนั้น ๆ ให้มีความเชี่ยวชาญกับหน้าที่ของงานนั้นอย่างลึกซึ้ง
      2. โครงสร้างองค์การตามสายงานหลัก (Line Organization Structure)
           หมายถึงการจัดรูปแบบโครงสร้างให้มีสายงานหลัก และมีการบังคับบัญชาจากบนลงล่างลดหั่นเป็นขั้น ๆ จะไม่มีการสั่งการแบบข้ามขั้นตอนในสายงาน ซึ่งโครงสร้างแบบนี้เหมาะสมสำหรับองค์การต่าง ๆ ที่ต้องการให้มีการขยายตัวในอนาคตได้ เพราะเพียงแต่เพิ่มเติมโครงสร้างในบางสายงานให้มีการควบคุมบังคับบัญชาลดหลั่นลงไปอีกได้ การจัดองค์การแบบนี้ อาจจะคำนึงถึงสภาพของงานที่เป็นจริง เช่น แบ่งตามลักษณะของผลิตภัณฑ์ หรือแบ่งตามอาณาเขต หรือแบ่งตามประเภทของลูกค้า หรือแบ่งตามกระบวนการ ผลดีของโครงสร้างแบบนี้มีหลายประการ เช่น การจัดโครงสร้างด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย การบังคับบัญชาตามสายงานเป็นขั้นตอน ฉะนั้นจุดใดที่มีการปฏิบัติงานล่าช้าก็สามารถตรวจสอบได้รวดเร็ว จากผู้บังคับบัญชาในระดับนั้นได้ง่าย

     3. โครงสร้างองค์การแบบคณะที่ปรึกษา (Staff Organization Structure)
             หมายถึงการจัดโครงสร้างโดยการให้มีที่ปรึกษาเข้ามาช่วยการบริหารงาน เช่น ที่ปรึกษานายก ฯ ที่ปรึกษาผู้ว่าฯ กทม. เป็นต้น เพราะว่าที่ปรึกษามีความรู้ ความชำนาญเฉพาะด้าน โดยเฉพาะการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญมาช่วยหรือคอยแนะนำ ทำให้องค์การมองเห็นความสำคัญของการมีที่ปรึกษาขึ้น
4. โครงสร้างองค์การแบบคณะกรรมการบริหาร (Committees Organization Structure)
         หมายถึงการจัดโครงสร้างองค์การโดยให้มีการบริหารงานในลักษณะคณะกรรมการ เช่น คณะกรรมการบริหารงานรถไฟแห่งประเทศไทย คระกรรมการ อสมท. และคณะกรรมการบริหารบริษัทเจริญโภคภัณฑ์ เป็นต้น การบริหารงานองค์การโดยให้มีคณะกรรมการบริหารเช่นนี้ ผลดีจะช่วยขจัดปัญหา การบริหารงานแบบผูกขาดของคน ๆ เดียว หรือการใช้แบบเผด็จการเข้ามาบริหารงาน

5. โครงสร้างองค์การงานอนุกร (Auxiliary)
        คือหน่วยงานช่วย บางทีเรียกว่าหน่วยงานแม่บ้าน (House-keeping agency) ซึ่งเป็นงานเกี่ยวกับธุรการ และอำนวยความสะดวก เช่น งานเลขานุการ และงานตรวจสอบภายใน เป็นต้น

4. จงอธิบายบทบาทของระบบสารสนเทศภายในองค์การ พร้อมยกตัวอย่างประกอบ
ตอบ การบริหารงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ข้อมูลและสารสนเทศ นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์
ที่มา http://irrigation.rid.go.th/rid15/ppn/Knowledge/Management%20Information%20Systems/mis2.htm

ความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

แบบฝึกหัดบทที่1